Clôture de la procédure de vos marchés publics
La clôture de la procédure marque la fin du processus de passation d’un marché public. Il s’agit de prendre la décision définitive du ou des attributaire(s) du marché avant de leur notifier les attributions ou rejets. L’analyse des offres a permis de définir qui seront les attributaires du marché, ils doivent donc en être informés.
Après l’analyse des offres, il est possible que l’acheteur public souhaite négocier avec les candidats pour obtenir le meilleur achat en adaptant l’offre à la demande.
La procédure avec négociation est celle qui permet à l’acheteur de négocier les conditions du marché public avec les différents candidats. Il faut néanmoins savoir que tout marché n’entraîne pas systématiquement un négociation, celle-ci est possible dans des cas limitativement énumérés par la législation. Par exemple, le recours à cette procédure peut avoir lieu lorsque le marché ne peut être attribué sans négociation préalable du fait de circonstances particulières liées à sa nature, à sa complexité ou au montage juridique et financier ou en raison des risques qui s’y rattachent.
La négociation peut intervenir sur le prix, sur la quantité, sur la qualité, sur le délai ou encore sur les garanties de bonne exécution du marché. Cela donnera alors lieu à une seconde analyse des offres pour étudier les nouvelles propositions, ce qui pourra changer le résultat initial.
Ces étapes constituent la décision finale de l’acheteur pour l’attribution du marché. Selon la procédure, il pourra s’agir soit d’un Comité MAPA lorsque le marché est une procédure adaptée, soit d’une Commission d’analyse des offres (CAO) si c’est une procédure formalisée.
La commission d’appel d’offres est généralement composée de représentants des différents services impliqués dans le processus d’achat public, ainsi que d’experts techniques ou juridiques. Elle se réunit pour examiner les offres reçues et vérifier leur conformité aux critères d’évaluation définis dans les documents de marché. Les décisions de la commission sont soumises à un vote et doivent être consignées dans un procès-verbal. Si nécessaire, la commission peut demander des clarifications ou des compléments d’information aux soumissionnaires afin de s’assurer que les offres sont complètes et conformes. Une fois que les offres ont été évaluées, l’autorité compétente pourra procéder à la signature du contrat.
Le Comité MAPA quant à lui n’est pas obligatoire et n’a aucune existence juridique. Il ne donne donc pas lieu à un procès-verbal, un marché en procédure adapté peut donc être signé sans la tenue d’un tel comité.
Afin de devenir exécutoire, certains marchés publics doivent être transmis au préfet, qui sera chargé, en tant que représentant de l’État, de contrôler leur légalité eu égard aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
Le contrôle de légalité porte sur les différentes étapes du processus d’achat public, telles que la rédaction des documents de marché, la mise en concurrence des offres, la sélection du fournisseur et la signature du contrat. Les critères de contrôle incluent la conformité aux règles de procédure, la respect des principes d’égalité et de non-discrimination, la transparence et la loyauté des offres. Dans le cadre de ce contrôle, il faudra notamment fournir l’acte d’engagement, les cahiers des clauses particulières, les documents financiers, de l’analyse des offres détaillée… Le préfet peut également demander à ce que d’autres pièces complémentaires lui soient transmises.
Si des irrégularités sont constatées à l’occasion de ce contrôle, le préfet peut annuler les actes administratifs en question ou demander leur régularisation, ce qui peut entraîner une modification ou une annulation du marché public concerné. Si la collectivité ne réserve pas une suite favorable au recours gracieux (refus ou rejet implicite), le préfet peut déférer au tribunal administratif l’acte qu’il estime illégal. Il dispose en la matière d’un pouvoir d’appréciation.
Afin d’éviter la déclaration d’irrégularité décidée par le préfet, l’élaboration du marché a dû être réalisé du début à la fin dans le respect de la règlementation en vigueur.
Après l’évaluation des offres, les candidats devront être notifiés de l’attribution du marché ou du rejet de leur offre. Le pouvoir adjudicateur doit alors rédiger des courriers de notification et les envoyer aux opérateurs économiques ayant participés à la consultation. Ces courriers vont contenir les informations principales des résultats de la consultation. La notification de rejet peut alors inclure les raisons pour lesquelles la candidature n’a pas été retenue et le nom de l’attributaire et le montant de son offre. L’opérateur économique dont l’offre a été rejetée peut ensuite faire une demande d’analyse pour avoir plus de précisions sur les motifs de rejet face au(x) candidat(s) attributaire(s). Mais il peut également contester la décision de rejet s’ils estiment qu’elle est injustifiée.
Pour les attributaires du marché, il s’ensuivra la signature du contrat, qui marquera la clôture de la procédure et le début de l’exécution du marché, selon la date de début d’exécution fixée par l’acheteur.
Notre méthodologie
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Contrôle et analyse des offres
CAO ou comité MAPA
Clôture de la procédure
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