Top 10 des astuces pour répondre à un appel d’offre

Astuce 1 : Identifiez les offres le plus tôt possible

Les appels d’offres ont une durée de parution de 30 jours minimum. Plus vous aurez l’information tôt, plus vous aurez de temps pour élaborer votre réponse, CQFD. 

L’avis de publicité vous apportera déjà des informations sur le marché, type de passation, date limite de remise des offres…

Les documents de consultation ne seront plus disponibles après la date limite de dépôt des offres. 

La dématérialisation des marchés permet de télécharger les documents de la consultation sur internet. 

Pour certaines procédures, il n’y a pas d’obligation de publier la consultation sur les plateformes de dématérialisation.  Il s’agit la plupart du temps des marchés publics en dessous des seuils. Néanmoins, la règlementation oblige le pouvoir adjudicateur à publier la plupart de leurs marchés publics afin d’assurer l’accès à la commande publique. 

Néanmoins, certains acheteurs décident parfois de procéder quand même à une publication de leur marché en ligne. 

Les marchés publics sont publiés sur le profil d’acheteur, sur des plateformes de marché public et sur le journal officiel. Il existe donc plusieurs endroits ou trouver des appels d’offres! Les consultations en cours seront disponibles jusqu’à la date limite de remise des offres. Les soumissionnaires sont ceux qui vont répondre à la consultation. 

Allez vous répondre à tous les appels d’offres? C’est grâce à une analyse fine que vous allez pouvoir définir si vous souhaitez répondre aux offres ou non. 

Astuce 2 : Téléchargez le dossier et lisez-le avec attention !

Il est important de télécharger le DCE (dossier de consultation des entreprises) et de savoir comment analyser un appel d’offre afin de bien comprendre si votre entreprise est en mesure de répondre à la demande de l’acheteur. Certains marchés
sont parfois réservés à des entreprises adaptées soyez attentif à ces éléments lors de la lecture du DCE. 

La passation d’un marché suit toujours les mêmes règles. Apprenez donc les mécanismes pour mieux performer! 

Astuce 3 : Prenez des notes !

Lorsque vous lirez le DCE, nous vous conseillons de prendre un papier un crayon et de noter tous les éléments importants afin de bien les garder en tête pour élaborer votre réponse. La qualité de votre dossier de réponse dépend de cette lecture. Vous devez décrypter les documents. La réponse à des appels d’offres nécessite une bonne organisation. 

Astuce 4 : Contactez l’acheteur public !

Lorsque vous avez trouvé un appel d’offre et qu’après une lecture attentive, vous avez la certitude de pouvoir répondre à la demande de l’acheteur. 

Il est indispensable de prendre contact avec l’acheteur public par le biais de la plateforme de publication par le biais de la plateforme de dématérialisation. 

Posez toutes vos questions afin de lever toutes les interrogations que vous pourriez avoir, vous obtiendrez une réponse rapidement. 

Surtout n’appelez jamais l’acheteur en direct! 

La commande publique impose que les échanges se réalisent électroniquement. Cela permet de garantir l’égalité de traitement des candidats. 

Astuce 5 : Préparez votre réponse

C’est le moment de ressortir le papier que vous avez préparé lors de la lecture du DCE ! Soyez attentifs à plusieurs éléments: critères de jugement et pondération, variantes autorisées ou non, identification des lots qui vous intéressent.

Votre dossier doit être complet. La réponse sera déposée sur le profil acheteur avant la date limite de remise des offres. 

Vous devez très vite identifier si vous êtes en mesure de répondre à l’ensemble de la demande du maitre d’ouvrage. Si ce n’est pas le cas, vous devez trouver les compétences complémentaires et répondre en groupement ou en sous traitance. 

Nous voilà déjà à la moitié de notre article Top 10 des astuces pour répondre à un appel d’offre, avez vous déjà appris des astuces? 

Astuce 6 : Anticipez ! Pour obtenir votre signature électronique avant
même de répondre à un marché !

La signature électronique est désormais obligatoire sur les marchés publics. Le délai pour obtenir une signature électronique utilisable pour les marchés publics est souvent long. Si vous vous y prenez au dernier moment, le risque est tout simplement de ne pas pouvoir déposer votre offre ! En fonction du type de procédure et de la volonté de l’acheteur, la signature manuscrite peux encore être acceptée. 

De la même manière, pensez à la date de fin de validité de votre signature
électronique. Les certificats de signature électronique sont apposés sur tout vos documents au moment de la réponse. L’acte d’engagement doit souvent être signé grâce à votre certificat électronique. 

Astuce 7 : Soignez votre mémoire technique !

Il est important de réaliser le mémoire technique qui va présenter votre entreprise, mais pas seulement ! L’acheteur public veut pouvoir comprendre pourquoi votre entreprise est en mesure de répondre à sa demande, et comment vous pourrez y arriver.

Astuce 8 : N’attendez pas le dernier moment pour envoyer votre réponse
complète.

Ne vous laissez pas surprendre par les délais trop justes, renvoyez votre ou vos plis la veille de la clôture et assurez-vous auprès de l’acheteur de sa bonne réception. Vous recevrez un accusé de réception prouvant le dépôt de votre candidature et offre. 

Astuce 9 : Gagné ou perdu, faites le bilan !

Lorsque vous recevez les résultats, n’hésitez pas à faire le bilan. Surtout en cas de rejet, pourquoi mon offre n’a-t-elle pas été sélectionnée ? Cela permettra d’augmenter vos chances de réussite lors des prochaines réponses !

Vous recevez la réponse par le biais d’un courrier de notification envoyé par voie électronique depuis le profil d’acheteur. Vous trouverez en cas de rejet le nom de l’attributaire ainsi que les notes que vous avez obtenues. 

Astuce 10 : Faites-vous aider !

Et si tout ça vous paraît encore un peu difficile à organiser, faites-vous aider par un professionnel ! Nous mettons en place une veille personnalisée et efficace par abonnement : nous rédigeons vos réponses et les transmettons par voie dématérialisée ! 

Vous connaissez désormais le top 10 des astuces pour répondre à un appel d’offres.

Notre article « Rédiger le mémoire technique