Système d’acquisition dynamique

Le Groupement Hospitalier de Territoire Loire Atlantique (GHT 44) était lauréat 2021 dans la catégorie « Achat Performant » des trophées de la commande publique avec son système d’acquisition dynamique (SAD),

« La crise sanitaire a mis en évidence l’impérieuse nécessité de réactivité et de souplesse dans l’achat hospitalier. L’appel d’offres ouvert est apparu trop rigide ; l’accord-cadre à marchés subséquents ne répond pas à la souplesse nécessaire à l’élargissement de la concurrence en cours de procédure, dans un marché fournisseur particulièrement évolutif. »

Le GHT 44 a trouvé la réponse à ses besoins dans le lancement, dès janvier 2021 d’un SAD pour l’achat de fournitures à usage unique (masques, blouses…).

Le mot d’ordre : « simplicité pour une réactivité importante ».

Élisa HOHL

Élisa HOHL est Juriste au CHU de NANTES depuis 2014. Ses principales missions sont d’assurer l’efficience et la sécurisation juridique des marchés et des processus appliqués à la fonction achat à l’échelle du GHT 44  à savoir 13 établissements.

« Vous avez été lauréat en 2021 dans la catégorie des achats performants des trophées de la banque publique. Et notamment avec le système acquisition dynamique. Est-ce que vous pouvez brièvement expliquer qu'est-ce que le SAD (Système d’acquisition dynamique) ? »

Élisa HOHL

« Le SAD (Système d’acquisition dynamique) reste synthétique, l’idée c’est de référencer en continu des candidats potentiels à des besoins que l’on aurait à couvrir. Cela permet lorsque le besoin devient concret, d’interroger ce panel préalablement enregistré. Comme son nom l’indique « d’être plus dynamique » que si on devait à chaque fois lancer une consultation. Cela permet de travailler en deux temps en étant plus rapide et efficace que si on avait fait qu’une consultation ouverte ».

« Comment avez-vous eu connaissance de cette technique d’achat ? »

Élisa HOHL

« J’ai eu le cas d’un acheteur qui devait relancer une consultation de fournitures à usage unique (blouses, masques) stérilisées et jetables. Le marché en cours ne fonctionnait pas, il y avait toujours des problèmes d’approvisionnement : on faisait des avenants, on allait voir d’autres fournisseurs, etc. Finalement, on sentait bien que le montage même multi-attributaires ne fonctionnait pas.

L’acheteur par habitude est revenu vers moi avec une proposition d’appel d’offres avec des accords-cadres, soit à bons de commande, soit à marchés subséquents et je craignais qu’on reparte pour une « usine à gaz ». Je me suis dit qu’il existait sûrement des moyens de référencer et d’avoir toujours un panel fournisseurs disponibles qu’on puisse activer en temps voulu.

J’ai donc creusé la question à la lumière du code notamment sur les autres techniques d’achat. J’ai proposé le SAD (Système d’acquisition dynamique) un peu dans le vide parce que je n’avais pas de recul, ni d’appui jurisprudentiel et la consultation devait normalement être lancée la semaine suivante. Finalement, ma Direction était plutôt partante, donc on a pu respecter les délais. Afin de sécuriser cette initiative innovante, nous nous sommes fait accompagner par un cabinet d’avocats et s’assurer de ne pas faire d’erreurs grossières.

Ce qui est assez surprenant, c’est que finalement il y a deux ans, le SAD n’était pas très courant et il tend à se faire davantage connaître maintenant. Je pense qu’il représente une réponse au contexte actuel : l’effet de la crise sanitaire, les problèmes d’approvisionnement, la guerre en Ukraine, qui n’ont rien arrangé dans les difficultés à définir ses besoins et cerner l’évolution des prix à très court terme.

A titre d’exemple d’adaptation du SAD au contexte :on prévoyait dans le CCATP que les clauses de révision seraient précisé dans chaque marché spécifique, au lieu d’en figer la rédaction dès le CCATP, comme on l’aurait fait pour un appel d’offres ce qui aurait été beaucoup plus contraignant du fait de la réglementation en vigueur qui n’est pas adaptée au contexte économique actuel.

C’est la technique d’achat la plus appropriée pour s’adapter au contexte. »

«Vous l'avez un petit peu évoqué précédemment. Mais si vous pouviez définir les grandes différences avec l'accord cadre classique ?»

Élisa HOHL

« En partant du principe que l’accord-cadre est multi-attributaire, on a figé « le panel fournisseurs »  dans la limite des offres remises à l’appel d’offres. Enfin, on va être contraint de travailler avec eux théoriquement pendant quatre années quand il est à bons de commande. Mais avec l’évolution du marché ces fournisseurs peuvent arriver à saturation.

Alors qu’avec le SAD (Système d’acquisition dynamique), on a un système de référencement, dans lequel les candidats n‘ont aucune obligations de répondre. Finalement, c’est très simple pour eux en plus de se référencer, puisqu’ils déposent uniquement les documents de candidatures, cela leur prend moins de temps d’établir une offre.

 

Ensuite, au gré du besoin, qui est assez immédiat, le pouvoir adjudicateur lance les marchés spécifiques en consultant tous les fournisseurs référencés en « temps réel ». Je rappelle que le SAD se pratique pour de l’usage courant uniquement. Je pense que c’est important de le rappeler lorsque l’on souhaite mettre en place un SAD, c’est que le besoin est très basique, il se résume en ligne de BPU pour justifier les délais très courts pour remettre une offre, une facilité d’analyse et aussi potentiellement le risque ou l’ avantage – d’avoir des dizaines d’offres. Ce qui ne serait pas le cas avec l’accord cadre à marchés subséquents puisqu’on serait restreint à quelques titulaires.

C’est globalement une meilleure sécurisation au niveau de l’approvisionnement. »

 « Pouvez-vous mentionner d’autres avantages à l’utilisation du SAD ? »

Élisa HOHL

« Comme je le disais, j’insiste sur le panel, c’est lié au fait qu’on a forcément des offres à même de répondre aux besoins. Ensuite, les délais même si au niveau de la candidature, on a un manque de recul pour évaluer le gain financier d’une part, mais aussi le gain administratif.

En effet, le SAD (Système d’acquisition dynamique) s’apprécie dans le temps, d’où le fait d’accepter de passer du temps à admettre des candidatures. C’est intéressant si votre stratégie dure dans le temps, on a fait le choix de les étendre sur huit années. De ce fait, ça permet de voir les avantages à long terme, chose qu’on ne pourrait pas se permettre avec un appel d’offres sur la base d’un accord cadre qui ne dure que quatre ans.

 

De même que pour la remise des offres, elle est prévue dans un SAD à 10 jours pour les marchés spécifiques comparés à 3 semaines pour une Procédure Adaptée de 3 semaines. On gagne en temps peu importe le montant, avec plus de candidatures.

En termes de mise en concurrence, il n’y a pas mieux ! »

« Vous l’avez évoqué, vous manquez encore un peu de recul pour pouvoir évaluer les gains du SAD, existe-t-il d’autres points de vigilance auxquels il a fallu faire attention ? 

Élisa HOHL

« Oui, déjà quand on ne part de rien, c’est difficile. On a son expérience liée à toutes les autres consultations, à son secteur et son expérience acheteur. Le plus complexe est la rédaction du CCTP et CCAP, il faut une vision à long terme et paradoxalement si on fait un SAD (Système d’acquisition dynamique), c’est justement parce qu’on a peu de vision et que le marché visé est très mouvant.

Il faut arriver à être suffisamment précis dans le cahier des charges, même si on n’a pas toutes les données, pour réussir à capter un panel fournisseurs adaptés au futur marché spécifique.

 

On a fait le choix de mettre une liste non-exhaustive des produits les plus probablement soumis à la mise en concurrence, sans être trop précis pour ne pas être en contradiction avec la rédaction du cahier des charges propre aux marchés spécifiques.

Il faut aussi permettre à ces marchés spécifiques de préciser le besoin. C’est réellement ce curseur à trouver qui n’est pas toujours simple entre qu’est ce qu’on précise dès le début du SAD et qu’est ce qu’on précise lors des marchés spécifiques. Ne pas être trop vague, ne pas être trop précis…

On est allé à tâtons sur le premier SAD, puis sur les deux suivants que l’on a lancés derrière on sait mieux les clauses que l’on préfère conserver. »

« Aujourd’hui, le SAD est peu utilisé, comment l’expliquez-vous ? 

Élisa HOHL

« Et bien plus que je l’imaginais, je le vois de plus en plus dans les CHU. En cherchant des exemples de SAD (Système d’acquisition dynamique) pour voir comment les établissements réfléchissaient le SAD, car tout le monde n’a pas le même raisonnement que nous et j’en ai trouvé plus que ce que je pensais, même si effectivement, c’est récent – un ou deux ans.

C’est sûr que l’on est loin du nombre d’appels d’offres, mais je constate que le SAD commence à se vulgariser. J’ai vu des exemples du service du ministère, France télévision, la ville de Dunkerque, les exemples sont assez variés.

Il y a aussi un flou sur l’admission des candidatures avant de lancer les marchés spécifiques. Nous nous obligeons à être toujours à jour sur les admissions de candidatures avant de les lancer et parfois, ça peut avoir lieu dans la même journée, il faut donc être vigilant.

Il faut garder en tête que pendant les 6 premiers mois environ, le SAD doit être la priorité du binôme juriste/acheteur, parce qu’il faut être réactif pour les candidatures, pour les besoins, etc… Tandis  qu’avec l’appel d’offres, on planifie et on connaît la date de remise des offres, etc… »

« Vous l’avez soulevé, de plus en plus de collectivités ont recourt dernièrement au SAD, est-ce une impulsion liée aux impacts de la crise sanitaire pour avoir plus de flexibilité ? »

Élisa HOHL

« Oui, je pense, qu’il y a aussi la médiatisation avec les Trophées de la commande publique, les articles relayés relatifs au SAD et également l’obligation de performance achat qui prend largement le dessus dans les établissements.

Les acheteurs qui ont lancé les premiers SAD, ont maintenant le raisonnement SAD et sont amenés à en lancer d’autres parce qu’ils s’y retrouvent. En à peine deux ans au GHT 44, nous en avons lancé trois et je m’attends à voir d’autres demandes. »

« Le SAD est réservé aux achats courants, mais parfois il va y avoir des besoins accessoires qui sortent de l’achat courant et peuvent être nécessaires. Comment ça se passe ? »

Élisa HOHL

« Rentrer dans le cadre d’un usage courant, c’est le critère de base pour prétendre au SAD. Si j’interprète le terme « besoin accessoire », c’est au sens ajout d’un produit à mon besoin de base.

En reprenant l’exemple des articles à usage unique, l’acheteur a fait plusieurs catégories en mettant certains produits : la blouse taille M/S. Si, accessoirement, il a besoin de blouses vertes taille XXL, c’est alors l’occasion de préciser ce besoin lors du marché spécifique. On va venir rajouter une ligne de produit, parce que ça se raccroche à l’objet de base de l’usage courant et surtout que le panel fournisseur jusque-là référencé peut y répondre.

Si on rajoute un besoin accessoire mais qu’il ne correspond pas vraiment à une demande qui ciblerait les candidats ou qui remet en cause de manière substantielle l’objet du marché, il n’y a plus rien d’accessoire et il ne faut pas l’inclure au risque de fragiliser la procédure. »

« Les candidats peuvent ainsi répondre à certains besoins de manière ponctuelle et en fonction de leurs capacités. Peut-on alors comparer les marchés spécifiques à l’allotissement classique d’un accord-cadre ? »

Élisa HOHL

« On a plutôt tendance à comparer le SAD – pour avoir une idée globale, car ce n’est jamais la même chose – aux accords-cadres à marchés subséquents. La différence est que l’allotissement est clairement défini en amont lors du lancement de l’appel d’offres et au sein de la même consultation. Tandis que les marchés spécifiques sont lancés par catégories, soit en même temps, car les besoins sur les catégories sont simultanés, soit au gré du besoin.

Le marché spécifique est bien plus autonome que l’allotissement. L’allotissement est un « bout de marché » dans un appel d’offres – sous forme de marché ordinaire ou d’accord-cadre – et le marché spécifique est vraiment une consultation à part entière.

On peut aller plus loin, au sein même du marché spécifique, on peut intégrer un allotissement et avoir plusieurs attributaires dans le marché spécifique. Tout va dépendre du montage des catégories.

Et très important, dans le marché spécifique, les candidats n’ont aucune obligation contractuelle de répondre au besoin. Ce qui signifie qu’il y a aucune sanction et surtout, ils auront beaucoup plus d’opportunités ».

« On arrive à la fin de l’interview. Pour conclure, on a relevé que la performance d’achat devenait une obligation pour les collectivités et justement vous avez été Lauréat dans la catégorie « Achat Performant » des trophées de la commande publique. Pouvez-vous nous expliquer en quoi le SAD est une opportunité pour répondre à cette obligation ? »

Élisa HOHL

« On fait ce qu’on peut d’un point de vue juridique pour répondre à cette obligation au travers des moyens existants : SAD, variantes, négociation, etc…

S’agissant du SAD, certains vont voir le SAD comme un moyen de pallier l’absence de sourcing ou au manque de temps pour réaliser un sourcing qualifié.

Aussi, le SAD permet par le biais des marchés spécifiques d’être en mesure d’adapter les clauses propres au marché spécifique au contexte économique tout en bénéficiant de fournisseurs compétitifs. »

Manuela MELLERIN, Responsable marketing et communication chez C2L Solutions

LINKEDIN Manuela MELLERIN

Maëlys POTIRON, juriste droit des collectivités territoriales chez C2L Solutions

 

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